Styrning och ansvar

ABK ägs av Kristianstads kommun genom det av kommunen helägda bolaget Kristianstad Kommunföretag AB. Årsstämman utser styrelsen. Fullmäktige i Kristianstads kommun nominerar ledamöterna till bolagets styrelse. Styrelsens ledamöter speglar mandatfördelningen i fullmäktige.

Kristianstads kommun har en företagspolicy som anger hur de kommunala bolagen ska agera. Utifrån gällande ägardirektiv, företagspolicy, bolagets riskanalys och analys av väsentliga frågor arbetas en affärsplan fram med verksamhetsmål som omfattar hela bolaget. Alla medarbetare är delaktiga i arbetet med att utifrån gällande affärsplan arbeta fram handlingsplaner för respektive arbetsgrupp och på individnivå. Handlingsplanerna följs upp löpande i arbetsgrupperna under året och med ledningen i samband med budget- och prognosarbetet. Medarbetarens individuella mål följs upp löpande och resultatet dokumenteras i det årliga medarbetarsamtalet.

Styrelsens och bolagsledningens arbete 

Styrelsearbetet och rapporteringen till styrelsen sker enligt styrelsens arbetsordning. Arbetsordningen fastställs årligen på det konstituerande styrelsemötet, då även vd-instruktioner fastställs. Styrelsens arbetsutskott inklusive vd förbereder ärendena inför varje styrelsemöte. Vd ansvarar för att verkställa styrelsens beslut och strategier. Vd har till sin hjälp en av vd utsedd ledningsgrupp samt ett ledningsråd med avdelningschefer och ansvariga inom bolaget, ett byggråd samt ett digitaliseringsråd. För att säkerställa den interna kontrollen finns det policys som är fastställda av styrelsen, dels som stöd för rapportering till styrelsen, dels som stöd för verksamheten och vårt arbete. Som ytterligare stöd för verksamheten finns det riktlinjer och rutinbeskrivningar. Riktlinjerna är fastställda av ledningsgruppen. Rutinbeskrivningarna är en detaljerad instruktion om hur arbetet ska utföras.

Regelbunden uppföljning av risker

Utöver de riskbedömningar och känslighetsanalyser som sker i samband med arbetet att ta fram affärsplaner och budget hanterar styrelsen risker avseende marknad, investeringar, ekonomi, finansiering och ränteutveckling på mötena under året. Genom att följa uthyrningsgraden för bostäder och lokaler får styrelsen en indikation på hur marknaden utvecklas och hur efterfrågan påverkas. Detta är en viktig aspekt som beaktas vid beslut om nyproduktion eller vid beslut om åtgärder för att öka bolagets attraktivitet. Kommunfullmäktige fastställer årligen det finansiella utrymmet, borgensram, för bolaget utifrån styrelsens äskande. Finansiell rapportering sker tertialvis till styrelsen. Förutom utfall för perioden i förhållande till helårsbudget rapporteras även prognos för året. En långtidsprognos upprättas årligen för att bedöma bolagets ekonomiska utveckling till följd av hyres- och kostnadsutveckling, ränteutveckling, underhåll och kommande investeringar. Prognosen presenteras för styrelse och ledning och utgör grunden för diskussioner om hur det framtida fastighetsbeståndet ska utvecklas. Prognosen kan revideras vid behov när väsentliga förutsättningar förändras. Väsentliga förutsättningar kan vara förändring av borgensram eller förändringar i investeringsplanen.

Intern kontroll

Det är av stor betydelse att vi följer våra policys och riktlinjer. Därför blir vårt arbete med intern kontroll viktigt. Styrelsen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen och ska tillse att organisation, regler och anvisningar för den interna kontrollen upprättas. Årligen utförs en riskanalys. Analysen är dels grunden till våra väsentligaste frågor och till den årliga internkontrollplanen där kontroller kopplade till våra största affärsrisker tas fram och följs upp löpande under året. Arbetet med intern kontroll styrs av policyn för intern kontroll. Målet är att skapa en förståelse för de risker som är förknippade med verksamheten och för hur kontroller kan användas för att minska riskerna. De senaste åren har vi använt oss av ett systemstöd för den interna avrapporteringen som görs avseende internkontrollarbetet. Avrapportering av internkontrollarbete sker årligen till styrelsen och ägaren. Under året har inga väsentliga avvikelser från våra riktlinjer eller vår internkontrollplan noterats. För de risker där uppföljningen visar på brister vidtas åtgärder för att minimera konsekvenserna och vid behov sker uppföljning.