Vi agerar affärsetiskt


Policy och riktlinjer för representation och gåvor

Vi har en policy som styr hanteringen av representation och gåvor som håller sig inom ramen för den policy som kommunfullmäktige antagit. Kopplat till policyn finns även en rad olika riktlinjer som mer i detalj beskriver hur representation ska hanteras inom olika områden. Däribland riktlinjer för bland annat uppvaktning och gåvor samt skattemässig hantering av måltidsrepresentation.

LOU och hållbarhetspolicy styr upphandlingar

Inköp sker inom ramen för LOU, Lagen om offentlig upphandling, och utifrån bolagets inköpspolicy. Bolaget har en central inköpsavdelning som ska säkerställa att upphandlingar och avtal uppfyller de lagar, policies och riktlinjer som finns att följa. Riktlinjerna föreskriver att personal som genomför inköp ska ha genomgått relevant utbildning för att vara behörig. Under året har nio personer (föregående år tio personer) utbildats i LOU med godkänt resultat. Berörd personal genomgår fortlöpande utbildning vid behov eller förändringar. Förvaltningen står för den större delen av den löpande inköpsvolymen. Huvuddelen av inköpen sker via avrop på ramavtal. Inköpen avseende nyproduktion, ombyggnad och underhåll sker i projektspecifika upphandlingar.

Under 2019 köpte vi varor, tjänster och entreprenader från cirka 700 leverantörer. Våra inköp består av varor, tjänster och entreprenader kopplade till löpande drift och skötsel av våra fastigheter och bostadsområden. Inköpen berör även till stor del arbeten med renoveringar och nyproduktioner. Vi har en systematiserad leverantörshantering och under året har ett nytt inköpssystem implementerats, Visma Proceedo. Inköpssystemet säkerställer att alla löpande inköp i förvaltningen sker mot kvalitetssäkrade och upphandlade avtal. Vidare får bolaget en inköpsstatistik som man tidigare inte haft tillgång till vilket stärker arbetet med spendanalyser och kategoristyrning.

Krav på leverantörer

Hållbara inköp och ansvar i leverantörsledet är viktiga frågor för ABK. Genom att arbeta med en hållbar leveranskedja, där vi ställer krav på leverantörerna avseende sociala aspekter såsom kollektivliknande avtal och ekonomisk stabilitet, till exempel att leverantören uppfyllt sina skatteåtaganden tar vi ett stort kliv mot ansvarsfullt företagande. Vi ställer krav på att våra leverantörer ska agera utifrån vår uppförandekod för entreprenörer när de är i våra fastigheter och möter våra hyresgäster. Informationen är samlad i ABK:s handbok för entreprenörer.

Vi ställer även miljömässiga krav i våra upphandlingar. Entreprenören ska bland annat tillgodose att byggavfall som uppkommer i entreprenaden sorteras och bortforslas, kopplat till detta ska entreprenören ha kännedom om och följa relevant miljölagstiftning. ABK har tagit fram en egenkontroll för entreprenörer som ska säkerställa att entreprenören iakttar alla de grundkrav som ställs i våra entreprenadkontrakt.  Kopplat till varje nyproduktion/renovering, där bygglov eller rivningslov krävs, ska det upprättas en kontrollplan som regleras av PBL (Plan- och bygglag 2010:900). I kontrollplanen ska det bland annat anges hur farligt avfall hanteras samt vilket rivningsmaterial som kan återvinnas.  I alla våra projekt tilldelas även en kvalitetsansvarig och en miljöansvarig som ska säkerställa att vi efterlever gällande regelverk, policies samt löpande utvärderar nya lösningar som kan bidra till en mer hållbar byggprocess. Utöver detta sker årliga stickprovskontroller av våra leverantörer/entreprenörer där vi dokumenterar huruvida leverantören lever upp till ställda avtalskrav, både avseende pris och kvalitet.

ABK har inte möjlighet att påverka alla delar i leverantörskedjan, men genom tydligare avtal och villkor samt systematisering av leverantörshanteringen kommer påverkningsgraden att höjas.

Barnkonventionen

Tillsammans med kommunen arbetar vi med barns rättigheter i samhället. Kommunen har tagit fram en handlingsplan för att förverkliga FNs barnkonvention i Kristianstad. Målet är att ett barnperspektiv ska genomsyra verksamheten. Där barns bästa är ledande i planering, beslut och utförande på alla nivåer. Handlingsplanen är ett styrdokument för alla verksamheter inklusive de kommunala bolagen. ABK tar sedan länge hänsyn till barns bästa i olika sammanhang, men under året vi arbetat med planering för och införande av riktlinjer för att arbeta ännu mer strukturerat. Vi har tillsatt en kontaktperson för arbetet, samt en arbetsgrupp. Ett aktuellt projekt där barn varit delaktiga är utformandet av storlekplatsen i Gamlegårdsparken.

Uthyrningspolicy - Bostäder för alla

Alla ska ha lika rätt och möjlighet att söka och få en bostad hos oss. Vi har en uthyrningspolicy som följer hyreslagen och ska främja en transparent, rättvis och väl fungerande uthyrning. Sökande till våra bostäder ska registrera sig i bostadskön. Alla som registrerat sig får en köpoäng per dag. För att få en bostad ska sökande ha godtagbar inkomst. Vi erbjuder 5 % av nyproducerade bostäder till Kristianstads kommun för bostadssociala ändamål.

Att förebygga korruption och mutor

För att minimera risken för korruption och mutor arbetar vi med att arbetsuppgifterna ska fördelas på flera medarbetare, så kallad segregation of duties. En medarbetare har inte rätt att genomföra ett inköp från beställning till betalning, inte heller att ensam genomföra en upphandling från det att underlaget tas fram till att tilldelning meddelas. Alla upphandlingar sker digitalt, vilket ger en spårbarhet och reducerar risken för bedrägeri. En medarbetare har inte rätt att ensam hantera ett ärende från uppsägning av ett hyresavtal till att en ny hyresgäst flyttar in. Alla ändringar i fastighetssystemet loggas för spårbarhet.

Målet är att inga incidenter av korruption och/eller mutor ska inträffa under 2020 och att de regler och lagar som finns följs. Under de tre senaste åren har inga incidenter av korruption och/eller mutor påträffats.

Intern kontroll

Det är av stor betydelse att vi följer våra policies och riktlinjer. Därför blir vårt arbete med intern kontroll viktigt. Styrelsen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen och ska tillse att organisation, regler och anvisningar för den interna kontrollen upprättas. Årligen utförs en riskanalys. Analysen är dels grunden till våra väsentligaste frågor men även till vår årliga internkontrollplan där kontroller kopplade till våra största affärsrisker tas fram och följs upp löpande under året. Arbetet med intern kontroll styrs av vår policy för intern kontroll. Målet är att skapa en förståelse för de risker som är förknippade med verksamheten och för hur kontroller kan användas för att minska riskerna. De två senaste åren har vi använt oss av ett systemstöd för den interna avrapporteringen som görs avseende internkontrollarbetet. Avrapportering av internkontrollarbete sker årligen till styrelsen och ägaren. Under året har inga väsentliga avvikelser från våra riktlinjer eller vår internkontrollplan noterats.

Enkel och rak kommunikation

Vi lägger stor vikt vid att vi har en god dialog med våra intressenter. Vi ska kommunicera tillgängligt och lättförståeligt. Vi ska använda ett budskap som både är tydligt och som stärker vårt varumärke. Sedan flera år arbetar vi bland annat med tecknade figurer. På ett tydligt och enkelt sätt förmedlar dessa våra budskap. Exempelvis om sopsortering, städning i tvättstugan eller skadedjurssanering. Det gör att behovet av förklarande text minskar.

Vi arbetar med att digitalisera vår kommunikation. Vi vill bli mer effektiva, förenkla för kunderna och bättre kunna följa upp våra insatser.

Vi arbetar proaktivt med att nå ut med våra budskap och påverka hur vårt varumärke uppfattas. Genom ett aktivt pressarbete har vi de senaste åren mer än dubblerat antalet positiva artiklar om oss i media. Självklart är detta också kopplat till att vi gör många bra saker som är värda att skriva om.

Minst lika viktigt är vårt ansvar att på ett korrekt och ansvarsfullt sätt kommunicera och hantera ärenden där vi ifrågasätts. Oavsett om det är en hyresgäst eller media som hör av sig. Vår kommunikation ska präglas av transparens, skyndsamhet, tydlighet och ärlighet.