Digitalisering

Digitalt i stort och smått

Under hösten 2020 gick vi över till att huvudsakligen kommunicera digitalt. Detta innebär att hyresgästerna nu får informationen via e-post och vid akuta driftstörningar kan de även få sms. Förutom att det är betydligt mer miljövänligt och mer effektivt så kan våra hyresgäster också få del av informationen snabbare än om våra fastighetsskötare ska lägga lappar i varje brevlåda. Dessutom kan det vara bra att få ett sms om en eventuell driftstörning eller vattenläcka redan innan man kommer hem från exempelvis jobbet. Numera erbjuder vi också Hyresgästföreningen en möjlighet att nå ut med information via vår digitala kundkommunikation. De får snabbare ut informationen och våra hyresgäster kan få erbjudande som kan öka deras trivsel i sitt boende. 

Digitalisering förenklar under pandemi

På våren lanserade vi en chatt på vår webbplats. Numera tar Kundcenter emot cirka 600 chattar per månad. Det visar tydligt på hur behovet för snabb kommunikation varit efterlängtat. Detta har underlättat mycket under pandemin då vi uppmuntrat våra hyresgäster att ta kontakt med oss digitalt istället för fysiskt för att minska risken för smittspridning.

Digitala kontrakt och förbättrad internkommunikation

Användandet av e-signering av digitala avtal har under året kommit igång och hyresgästerna kan nu enbart göra underhållsbeställningar avseende HLU digitalt. Även införandet av det nya intranätet som lanserades 2019 och intern chatt har förenklat och förbättrat internkommunikationen. Nu kan all personal lätt ta del av information var de än är – exempelvis i våra bostadsområden eller om de arbetar på distans.

Vi har också infört ett system för digitala underhållsplaner, vilket underlättar planering, utförande och uppföljning av underhåll i våra fastigheter.

Lösningar ovan är några exempel på hur vi bemött allt högre krav på snabb och tydlig kommunikation och behoven av digitalisering. All vår kommunikation i alla kanaler ska präglas av transparens, skyndsamhet, tydlighet och ärlighet vilket också är utgångspunkten i vår servicepolicy. Konsekvenserna av att inte hänga med i digitaliseringen skulle kunna vara att vi inte når våra kunder eller medarbetare med viktig information eller att potentiella kunder inte når oss och vi skulle kunna få en lägre uthyrningsgrad eller missnöjda kunder eller medarbetare.

Tillgänglighet och dokumenthantering inte bara viktigt utan också ett lagkrav

Sedan sommaren 2019 är ABK anslutna till Allmännyttans digitaliseringsinitiativ, en treårig satsning som ska bidra till att accelerera digitaliseringen i allmännyttan. Vi har också ett internt råd för att driva digitaliseringsarbetet.

En del i arbetet handlar om nya sätt att kommunicera med våra intressenter, men också möjligheter till förenklande integrationer mellan it- och affärssystem.

Några exempel på detta är nytt digitalt ärende- och dokumenthanteringssystem, en digital inköpsportal för medarbetarna samt ett nytt växelsystem för ökad driftsäkerhet. Under 2020 genomfördes också arbetet med en tillgänglighetsanpassad och responsiv webbplats och en översyn av möjligheten av utökad digital kundkommunikation via en boendeapp. Dessa åtgärder kan tyckas bra och viktiga men att ha en tillgänglighetsanpassad webbsida, säkert it-system och korrekt dokumenthanteringssystem är också lagkrav. Förutom ekonomiska konsekvenser om de inte uppfylls så kan det också innebära stora risker för vår informationssäkerhet.

Kvarteret - ABK:s digitala kundtidning

Efter sommaren sjösatte ABK en digital hyresgästtidning som innehåller mer lokala nyheter, information, händelser och reportage från respektive bostadsområdet eller orten. Det finns en rad fördelar med ett digitalt nyhetsbrev jämfört med en distribuerad papperstidning. Vi har många gånger nyheter som inte kan förmedlas på grund av den långa pressläggningstiden. Nu kan vi istället själva välja när det ska skickas. 

Miljöaspekten är också viktig för ABK, då en papperstidning både är dyrare och betydligt mer resurskrävande, det var ändå 90 000 tidningar som trycktes om året. Det finns en liten grupp som inte kan tillgodogöra sig en digital tidning, därför skickar vi hem en utskrift om man hör av sig till oss. Läs vår kundtidning här

Ta hand om de som inte är digitala

Även om många äldre över 75 år idag använder internet (sju av tio) så finns det ännu flera som inte är vana användare. Det finns dock kunder som av olika skäl absolut inte kan ta till sig digital information. Dessa måste vi ta hänsyn till och kommunicera med dem på annat sätt. Men det finns en lite större grupp som har eller som skulle kunna skaffa tillgång till internet, men här behöver vi, tillsammans med andra samhällsaktörer hjälpa till med knuffar i rätt riktning, stöd och utbildning för att bidra till att de får tillräckligt självförtroende och kunskap i den allt mer digitala världen.

Hyresavin via Kivra

ABK erbjuder nu hyresgästerna att ta emot sina hyresavier i den digitala brevlådan Kivra. Det ger hyresgästerna en enklare hantering av fakturor, samtidigt som klimatpåverkan minskar. För de som är anslutna till Kivra sparar vi årligen in fler än 40 000 fysiska utskick med kuvert och avier. Via Kivra har hyresgästerna tillgång till sina fakturor när som helst, var de än befinner sig.

Digital årsredovisning

Som en del av vårt digitaliserings- och miljöarbete gör vi sedan 2020 en helt digital Års- och hållbarhetsredovisning. Förbättringar för klimat och miljö ska enligt vår hållbarhetspolicy genomsyra hela ABK, även då vår redovisning.

Följ oss via Facebook och Instagram

Ett ytterligare sätt att möta våra hyresgästers krav på snabb och tydlig kommunikation har vi gjort genom att öka vår närvaro i våra sociala kanaler som Facebook, Instagram och Linkedin. Utan denna närvaro finns en risk för negativ ryktesspridning som i längden kan skada ABK:s varumärke. 

Här kan vi arbeta proaktivt med att nå ut med våra budskap och påverka hur vårt varumärke uppfattas. På våra sociala medier kan du läsa mer om allt från att det vårstädas, balkong­gympa, bihotell, nya utemiljöer, planteringar, korvgrillning, nya skyltar med mycket mera. Sök på ABK och följ.

Digitalisering

Den digitala fastighetsskötaren

Den digitala utvecklingen har i princip flyttat hela kontoret med dator, skrivbord, penna och papper till mobiltelefonen. I ABK:s interna app finns allting medarbetarna behöver för att göra jobbet effektivt.

Det är inte ovanligt att man i bostadsområdena ser en ABK:are med näsan i mobiltelefonen. Kanske i bilen på en parkeringsficka, kanske på en lekplats eller alldeles utanför din trappuppgång.

– Det är inte så att vi spelar spel eller håller till på sociala medier, skrattar Thomas Persson, som är områdesansvarig i Åhus. Tvärtom, vi kan ta emot en felanmälan, kolla upp adresserna, ringa och berätta att vi är på väg och åka direkt. När vi är klara kan vi föra in alla uppgifter om vad vi har gjort och kolla vart vi sedan ska åka, utan att behöva åka inom kontoret, säger Thomas Persson.

Det sparar massor av tid för ABK:s fastighetsskötare. Tid som i slutändan kommer hyresgästerna till godo. Man hinner helt enkelt mera, sparar tid och bensin. Genom appen i mobilen kan ABK-personal göra brandskyddskontroller, egenkontroller, lekplatsbesiktningar eller andra statusbesiktningar. Detta utöver att man får all felanmälan direkt i mobilen.

– På så vis kommer en felanmälan aldrig bort och vi får en effektivare uppföljning över det vi gjort och statistik som ytterligare kan effektivisera jobbet, säger Thomas Persson. Det är alltså bara positivt, fast Thomas medger att det kan se konstigt ut med all personal som ofta tittar i mobilen.