Vi agerar affärsetiskt

Policy och riktlinjer för representation och gåvor

 Vi har en policy som styr hanteringen av representation och gåvor som håller sig inom ramen för den policy som kommunfullmäktige antagit. Kopplat till policyn finns även en rad olika riktlinjer som mer i detalj beskriver hur representation ska hanteras inom olika områden. Däribland riktlinjer för bland annat uppvaktning och gåvor samt skattemässig hantering av måltidsrepresentation för att minimera risken för mutor.

LOU och hållbarhetspolicy styr upphandlingar

Inköp sker inom ramen för LOU, Lagen om offentlig upphandling, och utifrån bolagets inköpspolicy. Bolaget har en central inköpsavdelning som ska säkerställa att upphandlingar och avtal uppfyller de lagar, policys och riktlinjer som finns att följa. Riktlinjerna föreskriver att personal som genomför inköp ska ha genomgått relevant utbildning för att vara behörig. Berörd personal genomgår fortlöpande utbildning vid behov eller förändringar. Alla upphandlingar sker digitalt. Förvaltningen står för den större delen av den löpande inköpsvolymen. Huvuddelen av inköpen sker via avrop på ramavtal. Inköpen avseende nyproduktion, ombyggnad och underhåll sker i projektspecifika upphandlingar.

Under 2020 köpte vi varor, tjänster och entreprenader från cirka 700 leverantörer. Våra inköp består av varor, tjänster och entreprenader kopplade till löpande drift och skötsel av våra fastigheter och bostadsområden. Inköpen berör även till stor del arbeten med renoveringar och nyproduktioner. Vi har en systematiserad leverantörshantering och ett inköpssystem som säkerställer att alla löpande inköp i förvaltningen sker mot kvalitetssäkrade och upphandlade avtal. Vidare får bolaget en inköpsstatistik, vilket stärker arbetet med spendanalyser och kategoristyrning.

Krav på leverantörer

Hållbara inköp och ansvar i leverantörsledet är viktiga frågor för ABK. Genom att arbeta med en hållbar leveranskedja, där vi ställer krav på leverantörerna avseende sociala aspekter såsom kollektivliknande avtal och ekonomisk stabilitet tar vi ett stort kliv mot ansvarsfullt företagande. Genom dessa krav arbetar vi för människors lika värde. Vi minimerar också risken att ABK anlitar arbetskraft som inte arbetar under skäliga förhållanden eller med tillämpning av skäliga arbetsvillkor. Vi ställer krav på att våra leverantörer ska agera utifrån vår uppförandekod för entreprenörer när de är i våra fastigheter och möter våra hyresgäster. Informationen är samlad i ABK:s handbok för entreprenörer.

Vi ställer även miljömässiga krav i våra upphandlingar. Entreprenören ska bland annat tillgodose att byggavfall som uppkommer i entreprenaden sorteras och bortforslas, kopplat till detta ska entreprenören ha kännedom om och följa relevant miljölagstiftning. ABK har tagit fram en egenkontroll för entreprenörer som ska säkerställa att entreprenören iakttar alla de grundkrav som ställs i våra entreprenadkontrakt. Kopplat till varje nyproduktion eller renovering, där bygglov eller rivningslov krävs, ska det upprättas en kontrollplan som regleras av PBL (Plan- och bygglag 2010:900). I kontrollplanen ska det bland annat anges hur farligt avfall hanteras samt vilket rivningsmaterial som kan återvinnas. I alla våra projekt tilldelas även en kvalitetsansvarig och en miljöansvarig som ska säkerställa att vi efterlever gällande regelverk, policys samt löpande utvärderar nya lösningar som kan bidra till en mer hållbar byggprocess. Utöver detta sker årliga stickprovskontroller av våra leverantörer/entreprenörer där vi dokumenterar huruvida leverantören lever upp till ställda avtalskrav, både avseende pris och kvalitet. I de fall det finns avvikelser sker uppföljning med berörd leverantör.

Målet är att inga avsteg från vår uppförandekod ska inträffa och att de krav och villkor som sätts upp i våra upphandlingar följs av våra entreprenörer. Uppföljning av detta sker genom avtalskontroll från ABK:s inköpsavdelning där de obligatoriska såväl som icke tvingande uteslutningsgrunderna i 13 kap LOU kontrolleras mot våra leverantörer. Utöver detta genomför ABK:s byggprojektledare kontroller i alla våra entreprenader i samband med de obligatoriska byggmötena som hålls med våra entreprenörer, byggmöten hålls regelbundet under hela entreprenadens löptid. Sammantaget under året har inga avvikelser rapporterats. ABK har inte möjlighet att påverka alla delar i leverantörskedjan, men genom tydligare avtal och villkor samt systematisering av leverantörshanteringen kommer påverkningsgraden att höjas.

Vårt barnrättsarbete

Den 1 januari 2020 blev Barnkonventionen svensk lag. För att efterleva Barnrättslagen arbetar vi för att i alla beslut, åtgärder och processer där barn direkt eller indirekt berörs ta hänsyn till barns behov, se till barns bästa och i möjligaste mån låta barn vara med och tycka till. Detta är ett ansvar för hela bolaget, från styrelse och ledning till avdelningar och enskilda medarbetare. Bolaget tar sedan tidigare hänsyn till barns bästa i olika sammanhang, det är ett synsätt som alla medarbetare arbetar efter.

Under året har vår barnrättsgrupp i samråd med vd och berörda avdelningar arbetat med bland annat översyn av processer och riktlinjer samt rutiner för barnkonsekvensanalys. Läs mer om vårt barnrättsarbete här

Uthyrningspolicy - Bostäder för alla

Alla ska ha lika rätt och möjlighet att söka och få en bostad hos oss. Vi har en uthyrningspolicy som följer Sveriges allmännyttas riktlinjer för ansvarsfull uthyrning av bostäder som främjar en transparent, rättvis och väl fungerande uthyrning. Sökande till våra bostäder ska registrera sig i bostadskön. 

Alla som registrerat sig får en köpoäng per dag. För att få en bostad ska sökande ha godtagbar inkomst. Vi erbjuder 5 % av nyproducerade bostäder till Kristianstads kommun för bostadssociala ändamål.

Att förebygga korruption och mutor

För att minimera risken för korruption och mutor arbetar vi med att arbetsuppgifterna ska fördelas på flera medarbetare, så kallad segregation of duties. En medarbetare har inte rätt att genomföra ett inköp från beställning till betalning, inte heller att ensam genomföra en upphandling från det att underlaget tas fram till att tilldelning meddelas. 

Alla upphandlingar sker digitalt, vilket ger en spårbarhet och reducerar risken för bedrägeri och oegentligheter. En medarbetare har inte rätt att ensam hantera ett ärende från uppsägning av ett hyresavtal till att en ny hyresgäst flyttar in vilket minimerar risken för oegentligheter. Alla ändringar i fastighetssystemet och leverantörsregistret loggas för spårbarhet. Attestreglementet anger behörigheter avseende beställningar och avtal. Utbetalningar sker alltid två i förening för att minimera risken för oegentligheter.

Målet är att inga incidenter av korruption eller mutor ska inträffa och att de regler och lagar som finns följs. Under de tre senaste åren har inga incidenter av korruption eller mutor påträffats.

Högre krav från kunder och omvärld på snabb och tydlig kommunikation

Vi lägger stor vikt vid att vi har en god dialog med våra intressenter. Vi ska kommunicera tillgängligt och lättförståeligt. Vi ska använda ett budskap som både är tydligt och som stärker vårt varumärke. Sedan flera år arbetar vi bland annat med tecknade figurer. På ett tydligt och enkelt sätt förmedlar dessa våra budskap. Exempelvis om sopsortering, städning i tvättstugan eller skadedjurssanering. Det gör att behovet av förklarande text minskar.

Vi arbetar med att digitalisera vår kommunikation. Vi vill bli mer effektiva, förenkla för kunderna och bättre kunna följa upp våra insatser. Vi märker också att behoven av digital närvaro och digitalisering har ökat vilket även ställer högre krav från kunder och omvärld på snabb och tydlig kommunikation. Vi har därför ökat vår närvaro i våra sociala kanaler som Facebook, Instagram och Linkedin. Utan denna närvaro finns en risk för negativ ryktesspridning som i längden kan skada ABK:s varumärke.

Vi arbetar proaktivt med att nå ut med våra budskap och påverka hur vårt varumärke uppfattas. Genom ett aktivt pressarbete har vi de senaste åren mer än dubblerat antalet positiva artiklar om oss i media. Självklart är detta också kopplat till att vi gör många bra saker som är värda att skriva om. Ett viktigt arbete i många hänseenden då en negativ bild av ABK och ABK:s varumärke bland annat kan påverka uthyrningsgraden både bland lägenheter och lokaler. En risk som kan motarbetas genom ett proaktivt medie- och varumärkesarbete.

Minst lika viktigt är vårt ansvar att på ett korrekt och ansvarsfullt sätt kommunicera och hantera ärenden där vi ifrågasätts. Oavsett om det är en hyresgäst eller media som hör av sig. All vår kommunikation i alla kanaler ska präglas av transparens, skyndsamhet, tydlighet och ärlighet vilket också är utgångspunkten i vår servicepolicy.